Die Facility Manager sind in der Regel für mehrere öffentliche und/oder private Gebäude zuständig. Ihre Auftraggeber sind die Hausbesitzer oder -verwalter, die mit dieser Aufgabenverteilung Kosten sparen. Gleichzeitig ist die Funktion eines Facility Managers übergreifend angelegt. Er übernimmt die Koordination aller Aufgaben im Gebäudemanagement und kann unter Umständen selbst etwa im Bereich der Hausmeistertätigkeiten tätig werden. Ob das geschieht oder ob damit gesondert ein Hausmeister beauftragt wird, hängt vom Umfang der regelmäßig anfallenden Wartungen und Kleinreparaturen ab. Gleichzeitig stimmt sich ein Facility Manager mit den Handwerkern ab, wenn notwendige größere Reparaturen durchzuführen sind, beauftragt die Handwerkerfirmen, rechnet ihre Dienstleistungen ab, kontrolliert den Zustand der Gebäude und wird auch in die Gebäudeplanung – auch vor einem Neubau – mit einbezogen.
